Algemene Voorwaarden - BE
NEDERLANDS
1. Doel
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle fotografiediensten geleverd door Charlotte Brehmer, waaronder, maar niet beperkt tot, huwelijken, events, koppel- en verlovingsshoots en andere fotografische opdrachten.
Charlotte Brehmer is gespecialiseerd in het vastleggen van authentieke en spontane momenten met oog voor detail, emotie en esthetiek.
2. Boeking
Een boeking is pas definitief wanneer:
de opdracht schriftelijk werd bevestigd via e-mail of een online boekingssysteem
een voorschot van 25% van het geschatte totaalbedrag werd ontvangen.
Zonder schriftelijke bevestiging en ontvangst van het voorschot wordt geen datum gereserveerd en kunnen geen rechten worden ontleend aan vermelde beschikbaarheid.
3. Vergoedingen en betalingsvoorwaarden
Bij bevestiging van de boeking betaalt de klant een voorschot van 25%.
Het resterende saldo dient te worden betaald na afloop van de fotosessie, via bankoverschrijving, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
De in het contract vermelde prijzen gelden uitsluitend voor de specifieke sessie en datum. Zij zijn niet van toepassing op toekomstige opdrachten, die worden gefactureerd aan de tarieven die op dat moment gelden.
4. Wijzigingen en annuleringen
4.1 Annulering door de klant
Huwelijksreportages
Annulering is mogelijk tot 90 kalenderdagen vóór de geplande datum. In dat geval wordt het voorschot volledig terugbetaald.
Bij annulering minder dan 90 dagen vóór de huwelijksdatum wordt het voorschot behouden als vergoeding voor gereserveerde beschikbaarheid, voorbereidend werk en gemiste opportuniteiten.
Andere fotosessies
Annulering is mogelijk tot 14 kalenderdagen vóór de sessie.
Bij annulering minder dan 14 dagen vooraf wordt het voorschot behouden.
Annulering op de dag zelf vereist volledige betaling, tenzij overmacht van toepassing is.
4.2 Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan, onder meer maar niet beperkt tot: ziekte, ongeval, natuurrampen, pandemieën, stakingen, ernstige familiale omstandigheden of andere gebeurtenissen buiten de redelijke controle van de partijen.
In geval van overmacht aan de zijde van één van de partijen zullen beide partijen redelijke inspanningen leveren om de sessie te verplaatsen.
Indien de klant verkiest niet te herplannen, kan het voorschot worden behouden als vergoeding voor reeds gemaakte kosten en verlies aan beschikbaarheid, voor zover wettelijk toegestaan.
Indien de fotograaf de opdracht niet kan uitvoeren wegens overmacht, zal waar redelijkerwijs mogelijk een gelijkwaardige vervanger worden voorgesteld. Indien geen vervanging of herplanning mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen terugbetaald.
4.3 Herplanning
Wijzigingen van datum of locatie zijn enkel geldig indien zij schriftelijk worden bevestigd door de fotograaf en afhankelijk van beschikbaarheid.
Een sessie kan enkel worden herpland in onderling overleg en dient plaats te vinden binnen een redelijke termijn, afhankelijk van beschikbaarheid.
Indien de klant herhaaldelijk verzoekt tot herplanning zonder haalbare data voor te stellen binnen een redelijke termijn, en de uitvoering van de overeenkomst daardoor onmogelijk wordt als gevolg van het gedrag van de klant, kan de fotograaf de opdracht als geannuleerd beschouwen. In dat geval kan het voorschot worden behouden als vergoeding voor gereserveerde beschikbaarheid, voorbereidend werk en administratieve kosten, voor zover wettelijk toegestaan.
5. Uitvoering van de diensten
De fotograaf verbindt zich ertoe aanwezig te zijn op de overeengekomen tijd en locatie.
De klant staat in voor toegang tot alle locaties, personen en vereiste toelatingen (zoals kerk, gemeentehuis, parkeermogelijkheden).
Indien de sessie uitloopt door omstandigheden aan de zijde van de klant, kunnen extra uren worden aangerekend aan het overeengekomen uurtarief.
Indien vertraging te wijten is aan de fotograaf, worden geen extra kosten aangerekend.
Bij opdrachten van meer dan vier uur voorziet de klant een redelijke pauze, evenals een maaltijd en drank.
6. Verantwoordelijkheden van de klant
Verloren tijd door laattijdige aankomst kan niet worden ingehaald.
De klant is aansprakelijk voor schade aan materiaal veroorzaakt door zichzelf, gasten of minderjarigen onder zijn/haar toezicht.
De fotograaf kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gemiste fotomomenten als gevolg van afwijkingen van het afgesproken schema of organisatie.
7. Bewerking en nabewerking
Alle geleverde beelden worden professioneel geselecteerd en bewerkt.
Onbewerkte (RAW-)bestanden worden niet geleverd en het (laten) bewerken van de beelden door de klant of derden is niet toegestaan.
De fotograaf behoudt volledige artistieke vrijheid inzake selectie, bewerking en presentatie. De klant erkent dat de stijl van de fotograaf een essentieel onderdeel vormt van de geleverde dienst.
8. Levering en downloadverantwoordelijkheid
De bewerkte beelden worden geleverd via een online galerij binnen zes (6) tot acht (8) weken, behoudens uitzonderlijke omstandigheden.
Bij een aanzienlijke vertraging wordt de klant geïnformeerd.
De galerij blijft één (1) jaar beschikbaar na levering. De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig opslaan van de beelden.
9. Aansprakelijkheid
De fotograaf neemt redelijke maatregelen om verlies van beelden te voorkomen. In geval van technische problemen is de aansprakelijkheid beperkt tot terugbetaling van de reeds betaalde bedragen, voor zover wettelijk toegestaan.
De fotograaf is niet aansprakelijk voor ongevallen, letsels of schade tijdens de sessie, behalve in geval van opzet of zware fout.
Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die krachtens dwingend recht niet kan worden uitgesloten.
10. Intellectuele eigendom
Alle foto’s blijven het intellectuele eigendom van de fotograaf.
De klant verkrijgt enkel een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor persoonlijk gebruik.
Commercieel gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.
11. Beeldrechten
De fotograaf mag beelden gebruiken voor portfolio, website, sociale media en promotionele doeleinden enkel met expliciete toestemming van de klant, verkregen via schriftelijke bevestiging of een duidelijk opt-in mechanisme.
Derden (zoals locaties of leveranciers) mogen beelden enkel gebruiken met schriftelijke toestemming van de fotograaf en met correcte naamsvermelding (“Foto: Charlotte Brehmer” of “@charliesweddingarchives” op Instagram).
12. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst, in overeenstemming met de GDPR.
Klanten hebben het recht hun gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen.
13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Voor professionele klanten (B2B) zijn de rechtbanken van de woonplaats van de fotograaf bevoegd.
Voor consumenten (B2C) wordt de bevoegde rechtbank bepaald overeenkomstig het dwingend Belgisch en Europees consumentenrecht.
14. Klachten en terugbetalingen
Door te boeken bevestigt de klant dat hij/zij vertrouwd is met de fotografische stijl van Charlotte Brehmer en erkent dat artistieke keuzes inzake compositie, kleurcorrectie, belichting en bewerking een integraal onderdeel vormen van de dienst. Verschillen in artistieke interpretatie of persoonlijke smaak vormen geen gebrek of wanprestatie.
Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend binnen 7 kalenderdagen na levering.
Na levering van de definitieve beelden worden geen terugbetalingen toegestaan, behoudens waar dit vereist is door dwingend recht.
15. Laattijdige betaling en schadevergoeding
Facturen dienen te worden betaald tegen de vervaldatum vermeld op de factuur.
Bij laattijdige betaling kan het openstaande bedrag worden verhoogd met wettelijke interesten en een wettelijk vastgelegde forfaitaire schadevergoeding, overeenkomstig het Belgisch recht.
Invorderings- en inningskosten kunnen enkel worden aangerekend voor zover en in de mate dat dit wettelijk is toegestaan.
16. Facturatie en btw
Alle prijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.
De klant kan een factuur aanvragen bij betaling van het voorschot en/of het resterende saldo.
17. Communicatie en planning
De fotograaf neemt enkele weken vóór de huwelijksdag of sessie contact op om praktische details af te stemmen.
De klant bezorgt tijdig een overzicht van de planning en meldt wijzigingen zo snel mogelijk.
Communicatie verloopt via e-mail of telefoon.
18. Aantal foto’s en selectiebeleid
De fotograaf levert een zorgvuldig samengestelde selectie van professioneel bewerkte beelden.
Het aantal geleverde foto’s is afhankelijk van de duur, het verloop en de omstandigheden van de opdracht.
De selectie gebeurt op basis van technische kwaliteit, artistieke samenhang en relevantie.
Onbewerkte, onvolledige of technisch ongeschikte beelden worden niet geleverd.
19. Extra opties en albums
Albums, prints en andere fysieke producten worden afzonderlijk besteld en gefactureerd.
Prijzen kunnen variëren naargelang materialen, leveranciers en ontwerpkeuzes.
Levertijden zijn afhankelijk van goedkeuring door de klant en externe productiepartners.
20. Minderjarigen op foto’s
Wanneer minderjarigen worden gefotografeerd, bevestigt de klant dat hij/zij de vereiste toestemming heeft verkregen van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers, voor zover wettelijk vereist.
De fotograaf kan niet aansprakelijk worden gesteld voor geschillen voortvloeiend uit het ontbreken of de ongeldigheid van deze toestemming, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
21. Slotbepalingen
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op zowel particuliere als professionele klanten. Waar dwingende consumentenbeschermingsregels van toepassing zijn, hebben deze voorrang.
De toepasselijke versie van deze algemene voorwaarden is de versie die geldt op het moment van de boeking.
General terms and conditions - ENG
ENGLISH
In case of discrepancies, the Dutch version shall prevail.
1. Purpose
These general terms and conditions govern all photography services provided by Charlotte Brehmer, including but not limited to weddings, events, couple and engagement sessions, and other photographic assignments.
Charlotte Brehmer specializes in capturing authentic and spontaneous moments with attention to detail, emotion, and aesthetics.
2. Booking
A booking is considered confirmed only once:
the assignment has been confirmed in writing via email or an online booking system; and
a deposit of 25% of the estimated total amount has been received.
Without written confirmation and receipt of the deposit, no date is reserved and no rights may be derived from any stated availability.
3. Fees and Payment Terms
The client shall pay a 25% deposit upon confirmation of the booking.
The remaining balance must be paid after the session has taken place, by bank transfer unless otherwise agreed in writing.
Prices stated in the contract apply exclusively to the specific session and date mentioned. They do not apply to future assignments, which will be invoiced at the rates applicable at the time of booking.
4. Changes and Cancellations
4.1 Cancellation by the Client
Wedding reportages:
Cancellation is possible up to 90 calendar days before the scheduled date. In that case, the deposit will be fully refunded.
If cancelled less than 90 days before the wedding, the deposit will be retained as compensation for reserved availability, preparatory work, and lost opportunities.Other photo sessions:
Cancellation is possible up to 14 calendar days before the session.
If cancelled less than 14 days in advance, the deposit will be retained.
Cancellation on the day of the session requires full payment, unless force majeure applies.
4.2 Force Majeure
Force majeure includes, but is not limited to, illness, accident, natural disasters, pandemics, strikes, serious family circumstances, or other events beyond reasonable control.
In the event of force majeure affecting either party, both parties shall make reasonable efforts to reschedule the session.
If the client chooses not to reschedule, the deposit may be retained as compensation for costs already incurred and loss of availability, insofar as permitted by law.
If the photographer is unable to perform the assignment due to force majeure, a suitable replacement will be proposed where reasonably possible. If no replacement is available and no rescheduling is agreed, any amounts already paid will be refunded.
4.3 Rescheduling
Changes to date or location are only valid if confirmed in writing by the photographer and subject to availability.
A session may be rescheduled by mutual agreement and shall take place within a reasonable timeframe, subject to availability.
If the client repeatedly requests rescheduling without proposing feasible dates within a reasonable timeframe, and performance of the agreement becomes impossible due to the client’s conduct, the photographer may consider the assignment cancelled. In such case, the deposit may be retained as compensation for reserved availability, preparatory work, and administrative costs, insofar as permitted by law.
5. Execution of Services
The photographer commits to being present at the agreed time and location.
The client is responsible for ensuring access to all venues, persons, and required permissions (e.g. church, town hall, parking).
If the session exceeds the agreed duration due to client-related circumstances, additional hours may be charged at the agreed hourly rate.
If delays are attributable to the photographer, no additional fees shall apply.
For assignments exceeding four hours, the client shall provide a reasonable opportunity for rest, as well as a meal and drink to maintain focus throughout the day.
6. Client Responsibilities
Lost time due to late arrival cannot be recovered.
The client is liable for damage to equipment caused by themselves, guests, or minors under their supervision.
The photographer cannot be held responsible for missed photographic opportunities caused by deviations from the agreed schedule or arrangements.
7. Editing and Post-Processing
All delivered images are professionally selected and edited.
Unedited (RAW) files will not be provided, and editing of delivered images by the client or third parties is not permitted.
The photographer retains full artistic freedom regarding selection, editing, and presentation. The client acknowledges the photographer’s style as an essential element of the service.
8. Delivery and Download Responsibility
Edited images will be delivered via an online gallery within six (6) to eight (8) weeks, unless exceptional circumstances arise.
The client will be informed of any substantial delay.
The gallery remains available for one (1) year after delivery. The client is responsible for downloading and safely storing the images.
9. Liability
The photographer shall take reasonable measures to prevent loss of images. In case of technical failure, liability is limited to a refund of the amounts paid, to the extent permitted by law.
The photographer is not liable for accidents, injuries, or damage during the session, except in cases of intent or gross negligence.
Nothing in these terms excludes liability that cannot be excluded under mandatory law.
10. Intellectual Property
All photographs remain the intellectual property of the photographer.
The client receives a non-transferable, personal-use license only.
Commercial use requires prior written consent.
11. Image Rights
The photographer may use images for portfolio, website, social media, and promotional purposes only with the client’s explicit consent, obtained in writing or via a clear opt-in mechanism.
Third parties (e.g. venues or vendors) require written permission and proper credit. “Photo: Charlotte Brehmer” or “@charliesweddingarchives” on Instagram).
12. Personal Data
Personal data are processed solely for the execution of the agreement, in accordance with GDPR.
Clients have the right to access, correct, or request deletion of their data.
13. Governing Law
This agreement is governed by Belgian law.
For professional clients (B2B), the courts of the photographer’s place of residence shall have jurisdiction.
For consumers (B2C), jurisdiction is determined in accordance with mandatory Belgian and EU consumer protection laws.
14. Complaints and Refund Policy
By booking, the client confirms that they are familiar with the photographic style of Charlotte Brehmer and acknowledge that artistic choices regarding composition, color grading, lighting, and editing form an integral part of the service. Differences in artistic interpretation or personal taste do not constitute a defect or non-performance of the agreement.
Complaints must be submitted in writing within 7 calendar days after delivery.
No refunds are granted once final images have been delivered, except where required by mandatory law.
15. Late Payments and Compensation
Invoices must be paid by the due date stated on the invoice.
If payment is late, the outstanding amount may be increased with statutory interest and a legally defined fixed compensation, as provided under Belgian law.
Any recovery or collection costs may be charged only where and to the extent permitted by law.
16. Invoicing and VAT
All prices include VAT unless otherwise stated.
The client may request an invoice upon payment of the deposit and/or remaining balance.
17. Communication and Planning
The photographer will contact the client a few weeks before the wedding or session to finalize practical details.
The client agrees to provide an overview of the planned schedule and to inform the photographer in a timely manner of any changes.
During planning or in case of changes, communication may take place via email or phone.
18. Number of Photos and Selection Policy
The photographer delivers a curated selection of professionally edited images from the session or event.
The number of delivered images depends on the duration, flow, and circumstances of the assignment.
The photographer determines which images are delivered based on technical quality, artistic coherence, and relevance.
Unedited, incomplete, or technically unsuitable images will not be delivered.
19. Additional Options and Albums
Albums, prints, and other physical products are ordered and invoiced separately.
Prices may vary depending on materials, suppliers, and design choices.
Delivery timelines for albums and printed products depend on client approval and third-party production schedules.
20. Minors in Photographs
Where minors are photographed, the client confirms that they have obtained the consent of the parents or legal guardians of the minor, insofar as required by law.
The photographer shall not be held liable for disputes arising from the absence or invalidity of such consent, unless required by mandatory law.
21. Final Provisions
If any provision of these general terms is found to be invalid or unenforceable under applicable law, this shall not affect the validity of the remaining provisions, which shall remain in full force.
These general terms apply to both private and professional clients. Where mandatory consumer protection rules apply, those rules shall prevail.
The applicable version of these general terms is the version in force at the time of booking.